Sebastian
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Papierloses Büro mit paperless-ngx
« am: 14. April 2024, 10:14:25 »
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Hallo Suletuxe,
Ich benutzte seit ein paar Jahren jetzt schon, Paperless als Dokumenten Management System, kurz DMS. Dass ich euch hier auch schon mal vorgestellt habe. In der Zwischenzeit hat sich bei dem Projekt viel getan. Ich möchte euch über die Entwicklung und meinen Erfahrungen von Paperless erzählen.
Zu aller erst möchte ich euch die wichtigsten Änderungen nahebringen, die sich geändert haben seid, dem ich das letzte Mal euch über Paperless berichtet habe:
- paperless-ng wird unter dem neuen Projekt paperless-ngx fortgeführt.
- paperless-ngx hat nun eine Benutzerverwaltung (Dokumente haben jetzt einen Besitzer und können per Berechtigungen geteilt werden)
- Es können nun eigene Datenfelder angelegt werden, Falls einen die Standardmetadaten für einen nicht ausreichen. Z.B. könnte man ein extra Feld für eine Kundennummer anlegen, wonach dann gefiltert werden kann.
- Workflows sind dazu gekommen, womit bestimmte Aktionen automatisiert werden können. Z.B. alle Dokumente die per E-Mail hereinkommen, bekommen einen Tag X etc.
- Seid der letzten Version können endlich einfache PDF Operationen wie das Aufteilen, zusammenführen und das Rotieren von Dokumenten durchgeführt werden. (Man beachte, ich spreche von Dokumente, nicht von einzelnen Seiten in einem PDF)
Meine Dokumentensammlung in Paperless-ngx ist jetzt über die Jahre schon über 1000 Dokumente angewachsen. Mit Paperless Organisiere ich Quasi meinen ganzen Analogen teilweise auch Digitalen Schriftverkehr.
Alles, was per Post hereinkommt und wichtig genug ist es aufzubewahren (keine Werbung) wird mithilfe meines Duplex Dokumenten Scanner gescannt, und in Paperless abgelegt. Das ganze realisiere ich über den USB-Anschluss meines Scanners, wo dieser PDF-Dateien auf einen USB-Stick ablegt. Diese PDF-Dateien bearbeite ich dann bei Bedarf am PC noch mal nach (rotieren, zusammenführen, aufteilen etc.) bevor ich diese dann für die OCR Text, Erkennung und Archivierung in Paperless gebe.
Ich hätte zwar auch die Möglichkeit die Dokumente von meinem Scanner direkt per Netzwerk an Paperless zu übergeben. Aber da sich meine Post in Grenzen hält, läuft meine Paperless Instanz auch nicht 24/7 auf meinen Raspberry Pi. Dieser wird nur alle paar Wochen mal für diesen Einsatzzweck eingeschaltet. Und da ist das Parken auf einen USB-Stick für mich praktischer.
Paperless bietet auch Funktionen an wie das Automatische drehen von Seiten anhand der Texterkennung. Und sogar das Splitten von Dokumenten mithilfe von Barcodes an, aber diese Dinge erledige ich doch noch an liebsten per Hand. Genauso wie ich nicht mein E-Mail-Postfach von Paperless abfragen lasse, um sich selbständig Dokumente abzuholen. Diese Schmeiße ich auch lieber von Hand in Paperless hinein. Die Möglichkeit gäbe es hierfür aber.
Seid dem ich Paperless in Einsatz habe, habe ich die Papierflut hier in Deutschland besser unter Kontrolle. Dokumente lassen sich jetzt viel einfacher finden und durchsuchen. Man sucht was Bestimmtes weis aber nur noch grob worum es ging? Ein Stichwort in die Suche genügt und man findet schnell das gesuchte Dokument.
Des Weiteren habe ich sehr wichtige Dokumente mit einer Archivierungs-Nr. versehen (Die ich im Original physischer Form, noch aufbewahren muss). Dies ermöglicht es mir die Dokumente in Paperless zu suchen und anhand der Nr. diese Schnell in den physikalischen Ordnern herauszuholen.
Dieser Workflow ist in der Dokumentation von Paperless aber noch besser beschrieben:
https://docs.paperless-ngx.com/usage/#usage-recommended-workflow
Wer sich für das Projekt interessiert, bekommt auf der Seite dazu alle Informationen, die man benötigt.
https://docs.paperless-ngx.com/
Ich selbst betreibe Paperless-ngx in einem docker Conatiner um Paperless-ngx unter einem Debian System auf dem RP5 auf den neusten Stand halten zu können.
Haben welche von euch auch ein Papierloses-Büro im Einsatz? Und damit Erfahrungen gesammelt? Oder verwaltet ihr wie die meisten deutsche eure Dokumente klassisch mithilfe von Dokumenten, Ordnern bzw. Mappen?
LG
Sebastian
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